1. Kitap istekleri; bibliyografik bilgilerinin yazılı ve elektronik ortamlarda kontrol edilerek kütüphane koleksiyonunda mevcut ise siparişten çıkartılır, piyasada olup olmadığı ve temin edilme durumu araştırıldıktan sonra kitaplara ilişkin eksik bilgiler var ise bunlar tamamlanır ve siparişe hazırlanır.Bu aşama gelen tüm kitap istekleri için yaklaşık 2 aylık bir süreyi kapsamaktadır.

2. Kitaplar yerli ve yabancı dilde kitap istekleri olarak ikiye ayrılır. Yabancı dilde kitap istekleri doğrudan temin limitini aştığı için ihale usulü ile satın alınmaktadır. Kamu İhale Kanunu usullerine göre kitapların ihaleye hazırlanması ve ihaleye çıkılması için gerekli yasal süreler de göz önünde bulundurulduğunda asgari 1-1.5 ay içerisinde işlemlerinin tamamlanması ve ihalenin sonuçlandırılması mümkündür. Yurt dışından ithal edilen yabancı dilde kitapların ihalesi sonuçlansa dahi en erken 2-3 aydan önce temin edilemeyeceği göz önünde tutulduğunda, ihale süreci ile kitapların yurt dışından getirtilmesi yaklaşık 6 aylık bir süreyi kapsamaktadır.

3. Kitaplar temin edildikten sonra; kütüphanemizde teknik işlemlerinin tamamlanması gerekmektedir.Bu işlemler ise en az 2-3 aylık bir süreyi kapsamaktadır. Dolayısıyla; yurt dışından temin edilecek bir kitabın Merkez Kütüphanemize kazandırılması yaklaşık 9 ay-1 yıla yayılan bir süreci içermektedir.

4. İhale sonrasında alınamamış kitaplar varsa bunlar ihaleye katılan firmaların kitapları herhangi bir nedenle temin edememesinden (baskısı tükenmiş,stoklarda bulunmamış yada ithalatçı firmanın anlaşmalı olmadığı bir yayınevinin kitabı olması vb.) kaynaklanan durumlarda kitabın temin edilemediğine dair ilgili firmadan alınan rapor ihale evraklarına eklenmektedir. Herhangi bir nedenle temin edilemeyen kitaplar akademisyenlerimize duyurulur ve bir sonraki ihale listesine eklenerek tekrar temin edilmesi sağlanmaya çalışılır.

5. Türkçe kitap istekleri ise yerli firmalardan doğrudan temin usulü ile getirtilmektedir.

6. Kitapların seçimi ve sağlanması öncelikle üniversitemiz üyelerinin isteklerine dayanarak yapılmaktadır.

7. Mesleki etik ve çalışma kuralları gereğince kitap isteklerinde herhangi bir kısıtlama veya kişiye özel uygulama yapılamaz.

8. Yeterli kitap isteği gelmediği taktirde konu uzmanlarına danışılarak özellikle yeni açılan anabilim dalı, bölüm veya fakültenin gereksinimleri öncelikli olmak üzere yeni kitap alımlarına Merkez Kütüphane yetkilileri karar verme hakkına sahiptir.

9. Kitaplar temin edildikten ve kütüphanedeki teknik işlemleri tamamlandıktan sonra sipariş eden akademisyenlerimize yazılı ve elektronik ortamda duyurusu yapılır. Kitabı sipariş eden akademisyenimiz kitabı ödünç alma önceliğine sahiptir. İlan edilen süreler içerisinde ödünç alınmayan kitaplar genel koleksiyona eklenerek hizmete sunulmaktadır.

Abant İzzet Baysal Üniversitesi, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı.  www.kddb.ibu.edu.tr